Mình là một người đam mê công nghệ và đã có cơ hội trải nghiệm cả hai bộ công cụ văn phòng đám mây phổ biến nhất hiện nay là Google Workspace và Microsoft 365. Đây là sản phẩm của hai "ông lớn" đang thống trị thị trường và mỗi bộ công cụ lại có những thế mạnh riêng. Vậy đâu là lựa chọn phù hợp hơn cho doanh nghiệp của bạn? Hãy cùng tôi đi sâu vào so sánh chi tiết hai giải pháp này dựa trên các tiêu chí quan trọng.
Cả Google Workspace và Microsoft 365 đều cung cấp các công cụ cần thiết cho doanh nghiệp, bao gồm:
1. Tính năng chung
Cả Google Workspace và Microsoft 365 đều cung cấp các công cụ cần thiết cho doanh nghiệp, bao gồm:
- Email: Google Workspace có Gmail, trong khi Microsoft 365 có Exchange.
- Lưu trữ và chia sẻ dữ liệu: Google Workspace có Drive, còn Microsoft 365 có OneDrive và SharePoint.
- Công cụ văn phòng: Google Workspace có Docs, Sheets, Slides, Forms, v.v., còn Microsoft 365 có Word, Excel, PowerPoint, v.v.
- Công cụ cộng tác: Cả hai đều có các ứng dụng như chat, gọi video, họp trực tuyến, v.v.
2. So sánh chi tiết các tính năng chính
2.1. Gmail vs Exchange
Nhận xét: Gmail có phần nhỉnh hơn Exchange về giao diện, tính năng và khả năng quản trị. Tuy nhiên, Exchange lại có ưu thế về khả năng tương thích với Outlook. Về khả năng lọc tin rác của Exchange mình thấy hơi yếu vì mình nhận được khá nhiều Email phishing khi dùng Email Microsoft 365
2.2. Lưu trữ và chia sẻ dữ liệu
Nhận xét: Google Drive nổi bật với khả năng chia sẻ, phân quyền và đồng bộ hóa dữ liệu mạnh mẽ. OneDrive lại có ưu thế về dung lượng lưu trữ lớn hơn.
2.3. Tính năng làm việc nhóm và cộng tác
Nhận xét: Cả hai giải pháp đều đáp ứng tốt nhu cầu làm việc nhóm và cộng tác. Google Docs có ưu thế về khả năng làm việc theo thời gian thực, trong khi Online Office quen thuộc hơn với người dùng đã quen với bộ Office truyền thống.
2.4. Khả năng quản lý của Quản trị viên
Quảng cáo
Nhận xét: Google Workspace và Microsoft 365 đều cung cấp cho Quản trị viên nhiều quyền kiểm soát và khả năng tùy chỉnh hệ thống, tuy nhiên với Microsoft 365 bạn vẫn cần nhiều kiến thức hệ thống hơn để có thể quản trị hiệu quả.
2.5. Khả năng mở rộng và nâng cấp
Cả Google Workspace và Microsoft 365 đều cho phép nâng cấp lên phiên bản cao hơn một cách dễ dàng. Tuy nhiên, Google Workspace có lợi thế hơn về khả năng mở rộng số lượng người dùng, trong khi Microsoft 365 Business giới hạn ở mức 300 người dùng.
2.6. Dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật
Cả Google và Microsoft đều cung cấp dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật 24/7 qua nhiều kênh như email, chat, điện thoại. Tuy nhiên, Google được đánh giá cao hơn về sự thuận tiện trong việc liên hệ và tìm kiếm thông tin hỗ trợ.
2.7. Mức giá
Cả Google Workspace và Microsoft 365 đều có mức giá khởi điểm là 6 USD/người dùng/tháng (*). Tuy nhiên, mức giá có thể thay đổi tùy theo phiên bản và số lượng người dùng.
Quảng cáo
* Các doanh nghiệp ở Việt Nam có thể được chiết khấu tới 50% khi đăng ký mới hoặc gia hạn qua các Đại lý chính thức của Google và Microsoft
3. Tích hợp AI - Gemini for Workspace và Copilot Pro
Thời gian gần đây cả Google mà Microsoft đã bắt đầu cho tích hợp hai “Trợ lý AI” của mình vào các 2 bộ công cụ của họ để giúp người dùng xử công việc được nhanh và hiệu quả hơn: Gemini được tích hợp vào các ứng dụng phổ biến của Google Workspace - Copilot Pro được tích hợp như một phần bổ trợ vào bộ công cụ Microsoft 365. Mình chưa được trải nghiệm nhiều trên 2 trợ lý AI này nên trong bài này mình không có sự so sánh nào. Mình sẽ làm một bài so sánh chi tiết về 2 ‘em’ này trong bài sau.
4. Lựa chọn nào cho doanh nghiệp của bạn?
Lựa chọn giữa Google Workspace và Microsoft 365 phụ thuộc vào nhu cầu và tình hình thực tế của doanh nghiệp bạn. Dưới đây là một số gợi ý:
- Doanh nghiệp nhỏ và vừa: Google Workspace là lựa chọn phù hợp với giao diện đơn giản, dễ sử dụng, khả năng cộng tác mạnh mẽ và mức giá hợp lý.
- Doanh nghiệp lớn: Microsoft 365 có thể đáp ứng tốt hơn nhu cầu về tính năng nâng cao, bảo mật và khả năng tích hợp với các hệ thống hiện có.
- Doanh nghiệp đã quen sử dụng bộ Office truyền thống: Microsoft 365 sẽ giúp người dùng dễ dàng chuyển đổi và làm quen với môi trường đám mây.
- Doanh nghiệp cần khả năng cộng tác và chia sẻ dữ liệu mạnh mẽ: Google Workspace là lựa chọn tối ưu.
5. Kết luận
Những đánh giá trên đây là chủ yếu dựa trên trải nghiệm chủ quan của mình. Cả Google Workspace và Microsoft 365 đều là những giải pháp văn phòng đám mây hàng đầu hiện nay. Việc lựa chọn giải pháp nào phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp bạn. Hãy cân nhắc kỹ các yếu tố về tính năng, khả năng quản lý, mức giá và dịch vụ hỗ trợ để đưa ra quyết định phù hợp nhất.
